Hábitos para não perder prazos

Perder prazos, perder compromissos, perder oportunidades… muito desagradável!

Como então manter tudo organizado de forma a não deixar escapar o momento?

Com o passar dos anos aprendi uma forma de não deixar nada passar. É mais simples do que podemos imaginar, mas já me ajudou muito, e hoje venho compartilhar essa idéia simples, porém efetiva.

Leia até o fim, não desanime, pois vai parecer brincadeira de criança, mas eu garanto que fará diferença.

Se você já possui uma forma de trabalho, leia assim mesmo. Você pode descobrir uma ou outra coisa diferente que poderá ajudá-lo mas, se você não possui uma forma de trabalho que lhe garanta os prazos, se está acostumado a esquecer das coisas e sofrer com as consequências, então leia e siga.

Lembre-se que as mais brilhantes soluções normalmente são as mais simples.

São poucos pontos, mas todos importantes:

Só uma coisa não pode esperar: a anotação

Isso mesmo, tudo pode esperar, somente uma coisa tem que ser feita imediatamente: a anotação.

Quando voltamos de uma reunião ou desligamos o telefone normalmente nossa cabeça começa imediatamente a se organizar para o próximo assunto, ou então tentamos nos
concentrar no assunto que estávamos trabalhando antes de sermos interrompidos. Ainda há os casos onde já temos outra pessoa nos esperando.

Se nesse exato momento não pararmos por apenas um minuto e tomarmos nota das atividades que serão necessárias para resolver o assunto tratado na reunião ou no telefonema, com certeza iremos esquecer de algo.

Esse é o primeiro momento e não pode ser esquecido. Note bem: se pular esta etapa, tudo que está a seguir pode ser ineficiente.

Faça um Projeto Mental

As atividades anotadas merecem um projeto mental. Mas o que seria isso?

Um projeto mental é um pequeno cronograma que devemos fazer para garantir que os prazos sejam cumpridos. Veja bem: não é um cronograma completo, apenas uma pequena idéia inicial do que deveremos fazer para cumprir as atividades.

Um exemplo cai bem aqui.

Imaginemos que anotamos três atividades:

•     Comprar novos computadores para os funcionários que iniciarão em 30 dias.
•     Marcar uma reunião para discutir o novo projeto da contabilidade.
•     Elaborar uma apresentação de resultados para daqui 15 dias.

Muito bem, vamos fazer o projeto mental para cada uma das atividades agora:

• Comprar novos computadores
  • Sabemos que os funcionários iniciarão em 30 dias. Sabemos que precisamos de 10 dias para que os computadores sejam comprados e cheguem. São 2 dias para a cotação e mais um dia para aprovação. São ainda mais dois dias para preparar os computadores.
  • Se são 15 dias no processo, então no máximo em 15 dias precisamos fazer a cotação.
  • A tarefa exige uma margem de segurança? Se sim, digamos 2 dias de margem, então nosso projeto mental é que em 13 dias precisamos iniciar a cotação, no máximo, para enviar a aprovação em mais três dias e receber os computadores em mais 10 dias.
• Marcar a reunião
  • O projeto da contabilidade não tem um prazo definido, mas quanto antes a reunião acontecer, melhor. E precisaremos conciliar as agendas. É algo que devo fazer amanhã bem cedo.
• Elaborar a apresentação
  • A apresentação é para daqui 15 dias, e eu preciso de no mínimo 4 dias para elaborá-la.
  • Novamente pensando em uma margem de segurança, vamos colocar um dia a mais.
  • Se são cinco dias para elaborar tudo, então precisamos iniciar essa tarefa no máximo em 10 dias.

Pronto! Projetos mentais elaborados. Anote-os de forma simples.

Agende seus Projetos Mentais

As atividades estão anotadas e já temos as datas previstas. Não podemos ir embora sem antes agendar as tarefas.

De acordo com o nosso projeto mental temos que fazer os seguintes agendamentos:

• Marcar reunião sobre projeto contabilidade: em 1 dia
• Elaborar apresentação: em 10 dias
• Cotar computadores: em 13 dias
• Aprovar compra dos computdores: em 16 dias
• Receber os computadores e iniciar preparação: em 26 dias
• Entregar os computadores: em 28 dias

Ok! Tudo agendado? O seu dia terminou e você não vai esquecer nada do que combinou hoje.

Inicie o dia com a revisão

De nada adianta anotar tudo, fazer o projeto mental, agendar e não olhar a agenda!

Então a agenda deve estar aberta durante o dia inteiro, porém o primordial é que logo pela manhã a primeira tarefa tem que ser verificar a agenda.

Lembre-se primeiro de ver as atividades que estão planejadas para o dia.

Anote-as novamente em uma folha a parte.

Passe um traço nessa folha e agora verifique quais são as próximas atividades, planejadas para o dia seguinte ou para os próximos dias. Anote-as também em ordem de importância.

Pronto! Você pode começar o seu dia.

Lembre-se de carregar a folha com você, pois ela deve ser seu guia para o dia!

E, durante o seu dia, não se esqueça do item 1)!

Ao fim do dia, analise os resultados

Terminado o dia verifique se todas as tarefas do dia foram cumpridas.

Se foram cumpridas, ótimo. Caso contrário, pegue uma nova folha de papel e já as anote, pois serão as primeiras tarefas do dia seguinte. Agora volte para o item 2) e seja feliz!

Non nobis, Domine, non nobis, sed Nomini Tuo ad Gloriam